Datenschutzerklärung – SysTec Analytics Ltd

Stand: November 2026 • SysTec Analytics Ltd (Company Number 16804698)

Artikel 1 Zweck dieser Datenschutzerklärung

(1) Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie SysTec Analytics Ltd, Company Number 16804698, Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer digitalen Produkte und Services verarbeitet.

(2) Sie gilt insbesondere für die Nutzung unserer Website, Web-Anwendungen, mobilen Anwendungen sowie sämtlicher aktuellen und zukünftigen digitalen Produkte und Module, die von SysTec Analytics Ltd entwickelt und bereitgestellt werden (nachfolgend zusammen "Services").

Artikel 2 Wichtige Hinweise und Geltungsbereich

(1) Unsere Services richten sich primär an Unternehmen (B2B-Kunden), z. B. Immobilienverwaltungen, Investoren, Eigentümer und professionelle Nutzer. Gleichwohl kann diese Erklärung auch für betroffene Personen gelten, deren Daten im Rahmen der Nutzung unserer Services verarbeitet werden (z. B. Mieter, Ansprechpartner, Nutzer von Apps).

(2) Die Website und die Services sind nicht auf Kinder ausgerichtet und wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern.

(3) Für bestimmte Verarbeitungen gelten zusätzliche Vereinbarungen (z. B. Auftragsverarbeitungsvertrag / Data Processing Agreement), die integraler Bestandteil des Vertragsverhältnisses sind.

Artikel 3 Begriffe und Definitionen

(1) "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

(2) "Verarbeitung" umfasst jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, z. B. Erheben, Speichern, Übermitteln, Löschen.

(3) "Verantwortlicher" ist die Stelle, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.

(4) "Auftragsverarbeiter" ist eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

(5) "Besondere Kategorien personenbezogener Daten" sind u. a. Angaben zur Gesundheit, Biometrie, Religion, politischen Meinung oder sexuellen Orientierung.

Artikel 4 Verantwortlicher

(1) Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze (einschließlich UK GDPR und DSGVO) ist:

SysTec Analytics Ltd
71–75 Shelton Street
Covent Garden, London
WC2H 9JQ, United Kingdom

(2) SysTec Analytics Ltd kann auch Verantwortlicher für personenbezogene Daten anderer Personen sein, die uns durch unsere Kunden übermittelt werden (z. B. Nutzer, Ansprechpartner oder Mieter in den Systemen).

Artikel 5 Unsere Pflichten nach Datenschutzrecht

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere nach folgenden Rechtsgrundlagen:

(1) UK GDPR (United Kingdom General Data Protection Regulation) und dem Data Protection Act 2018, soweit Verarbeitungen in Großbritannien erfolgen.

(2) DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und die jeweiligen nationalen Datenschutzgesetze, soweit sich die Verarbeitung auf betroffene Personen in der EU, insbesondere Deutschland, Österreich und der Schweiz, bezieht.

(3) Wir stellen sicher, dass personenbezogene Daten:
• rechtmäßig, fair und transparent verarbeitet werden,
• nur für festgelegte, eindeutige Zwecke genutzt werden,
• auf das notwendige Maß beschränkt sind,
• sachlich richtig und aktuell sind,
• nicht länger als notwendig gespeichert werden und
• durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden.

Artikel 6 Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung unserer Services können wir u. a. folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Kontakt- und Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer, Position, Firma)
• Kontodaten (Login, Benutzername, Rollen und Berechtigungen)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (gebuchte Module, Tarife, Rechnungen, Zahlungshistorie)
• Nutzungsdaten (Log-Daten, Aufrufzeiten, verwendete Funktionen, Interaktionsverläufe innerhalb der Plattform)
• Technische Daten (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Geräteinformationen)
• Kommunikationsdaten (Supportanfragen, E-Mails, Chat-Protokolle)
• Öffentlich verfügbare Daten (z. B. aus Handelsregistern)

In der Regel verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten; falls dies im Einzelfall erforderlich ist, geschieht dies ausschließlich unter strenger Beachtung der gesetzlichen Vorgaben.

Artikel 7 Herkunft der Daten

Wir erheben personenbezogene Daten insbesondere:

• direkt von Ihnen (z. B. bei Registrierung, Vertragsabschluss, Supportkontakt),
• von unseren Unternehmenskunden, die unsere Plattform zur Verwaltung ihrer Daten nutzen,
• über automatisierte Technologien (z. B. Cookies, Logfiles),
• aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Unternehmensregister),
• von Dienstleistern und Partnern (z. B. Zahlungsdienstleister, Hosting-Provider, Analyse-Tools).

Artikel 8 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir stützen die Verarbeitung personenbezogener Daten auf folgende Rechtsgrundlagen:

(1) Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 6 UK GDPR): wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen oder vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen.

(2) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO / UK GDPR): z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten.

(3) Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / UK GDPR): z. B. IT-Sicherheit, Optimierung der Services, Verhinderung von Missbrauch, Durchsetzung von Rechtsansprüchen.

(4) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / UK GDPR): z. B. bei bestimmten Marketingmaßnahmen oder der Weitergabe an bestimmte Partner. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Artikel 9 Zwecke, für die wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten insbesondere für folgende Zwecke:

• Registrierung und Verwaltung von Kundenkonten,
• Bereitstellung, Betrieb und Verbesserung der Services,
• Abwicklung von Zahlungen und Abrechnungen,
• technischer Support und Kundenservice,
• Sicherheits- und Missbrauchsüberwachung,
• Analyse und Weiterentwicklung unserer Plattform und Module,
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten,
• Kommunikation über Produktupdates, Systemhinweise und relevante Änderungen.

Artikel 10 Direktmarketing und Kommunikation

(1) Wir können Ihre Kontaktdaten dazu verwenden, Ihnen Informationen über ähnliche Produkte und Services von SysTec Analytics Ltd zuzusenden, sofern dies gesetzlich zulässig ist und Sie dem nicht widersprochen haben.

(2) Sie können Direktmarketing jederzeit abbestellen (z. B. per Abmeldelink in E-Mails oder per Nachricht an support@systecanalytics-ltd.com).

(3) Auch bei einem Widerspruch gegen Marketingkommunikation können weiterhin geschäftsnotwendige Nachrichten (z. B. Rechnungen, sicherheitsrelevante Hinweise) versendet werden.

Artikel 11 Weitergabe von personenbezogenen Daten

(1) Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, soweit dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.

(2) Typische Empfänger sind z. B.:
• Hosting- und IT-Dienstleister,
• Zahlungsdienstleister,
• Anbieter von Support-, Ticket- oder Kommunikationssystemen,
• Analyse- und Monitoring-Dienstleister,
• Rechtsanwälte, Steuerberater und andere Berufsgeheimnisträger,
• Behörden, Gerichte und Aufsichtsstellen, sofern gesetzlich erforderlich.

(3) Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Vertraulichkeit und Einhaltung der Datenschutzvorgaben verpflichtet (z. B. durch Auftragsverarbeitungsverträge).

Artikel 12 Internationale Datenübermittlungen

(1) Soweit personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Vereinigten Königreichs oder des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln).

(2) Weitere Informationen zu den konkreten Schutzmechanismen können Sie jederzeit unter support@systecanalytics-ltd.com anfragen.

Artikel 13 Speicherdauer

(1) Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies verlangen.

(2) Nach Wegfall der Zwecke bzw. Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert.

Artikel 14 Datensicherheit

(1) SysTec Analytics Ltd setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen zu schützen.

(2) Im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten werden wir – soweit gesetzlich erforderlich – die zuständige Aufsichtsbehörde sowie betroffene Personen informieren.

Artikel 15 Ihre Datenschutzrechte

Ihnen stehen nach DSGVO und UK GDPR u. a. folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an support@systecanalytics-ltd.com wenden. Wir werden Anfragen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bearbeiten.

Artikel 16 Kontakt, Beschwerden und Aufsichtsbehörden

(1) Bei Fragen, Anliegen oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter:

SysTec Analytics Ltd
Datenschutz
71–75 Shelton Street, Covent Garden
London, WC2H 9JQ, United Kingdom
E-Mail: support@systecanalytics-ltd.com

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, z. B.:
• im Vereinigten Königreich beim Information Commissioner's Office (ICO) unter www.ico.org.uk
• in Deutschland bei der für Ihr Bundesland zuständigen Landesdatenschutzbehörde.

Artikel 17 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

(1) Wir können diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anpassen, etwa bei Änderungen unserer Services oder der Rechtslage.

(2) Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit in unseren Online-Angeboten abrufbar. Mit der weiteren Nutzung der Services nach einer Aktualisierung gilt die geänderte Datenschutzerklärung als akzeptiert.

Artikel 18 Anonyme Nutzungskennzahlen (SystPectra)

(1) Was wir tun. Wenn Sie eingewilligt haben, liest ein Skript in Ihrem Browser aus, welche Seitenbereiche sichtbar sind, wie weit Sie scrollen, wie lange eine Seite geöffnet ist, wie oft Sie klicken sowie Ihren Fortschritt in mehrstufigen Abläufen. Es speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät (keine Cookies, kein lokaler Speicher).

(2) Was gespeichert wird. Je Seitenaufruf ein Datensatz ohne Personenbezug: Plattform, Seitenpfad, sichtbare Zeit, Scrolltiefe, Seitenbereiche, Fortschritt und Klickanzahl, Version der Messdefinition und ein auf die Stunde bzw. den Tag gerundeter Zeitpunkt. Nicht gespeichert werden IP-Adresse, Name, E-Mail, Benutzerkennung, Gerätekennung oder genaue Uhrzeit. Ausgewertet wird nur zusammengefasst; Auswertungen werden erst ab einer Mindestanzahl gleichartiger Ereignisse angezeigt (k-Anonymität).

(3) Zwecke. (a) Einblick in die Nutzung von CausaX, um sie zu verbessern; (b) Training der eigenen KI-Modelle der SysTec Analytics Ltd. Für das Training werden ausschließlich Kennzahlen von Benutzern verwendet, die eingewilligt haben.

(4) Rechtsgrundlage. Für den Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät: Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Soweit personenbezogene Daten betroffen sein sollten: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die gespeicherten Kennzahlen sind ohne Personenbezug. Die Speicherung Ihrer Entscheidung (Ja/Nein, Tag, Textversion) an Ihrem Benutzerkonto dient dem Nachweis der Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

(5) Freiwilligkeit. Die Einwilligung ist freiwillig. CausaX ist ohne Einwilligung vollständig nutzbar.

(6) Widerruf. Jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter Konto → Datenschutz (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Zusätzlich wird die Messung bei aktivem „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ nicht durchgeführt.

(7) Speicherdauer. Höchstens 90 Tage, danach automatische Löschung.

(8) Verantwortlicher, Speicherort, Empfänger. Verantwortlich ist die SysTec Analytics Ltd, Vereinigtes Königreich (siehe Impressum). Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert; die Hetzner Online GmbH ist als Auftragsverarbeiter tätig (Art. 28 DSGVO). Die Übermittlung in das Vereinigte Königreich erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO (erneuert am 19.12.2025, gültig bis 27.12.2031). Keine Weitergabe an Dritte, keine Nutzung für Werbung.