Privacybeleid – SysTec Analytics Ltd

Versie: november 2026 • SysTec Analytics Ltd (Company Number 16804698)

Artikel 1 Doel van dit privacybeleid

(1) Dit privacybeleid legt uit hoe SysTec Analytics Ltd, Company Number 16804698, uw persoonsgegevens verwerkt in verband met het gebruik van onze digitale producten en diensten.

(2) Het is met name van toepassing op het gebruik van onze website, webapplicaties, mobiele applicaties en alle huidige en toekomstige digitale producten en modules die door SysTec Analytics Ltd worden ontwikkeld en aangeboden (hierna gezamenlijk de "Diensten").

Artikel 2 Belangrijke opmerkingen en toepassingsgebied

(1) Onze Diensten richten zich primair op ondernemingen (B2B-klanten), bijv. vastgoedbeheerders, investeerders, eigenaren en professionele gebruikers. Niettemin kan dit beleid ook van toepassing zijn op betrokkenen wier gegevens in het kader van het gebruik van onze Diensten worden verwerkt (bijv. huurders, contactpersonen, app-gebruikers).

(2) De website en de Diensten zijn niet gericht op kinderen en wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

(3) Voor bepaalde verwerkingen gelden aanvullende overeenkomsten (bijv. een verwerkersovereenkomst / Data Processing Agreement) die een integraal onderdeel vormen van de contractuele relatie.

Artikel 3 Begrippen en definities

(1) "Persoonsgegevens" betekent alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

(2) "Verwerking" betekent elke bewerking in verband met persoonsgegevens, bijv. verzamelen, opslaan, doorgeven, wissen.

(3) "Verwerkingsverantwoordelijke" betekent de entiteit die de doeleinden en middelen van de verwerking vaststelt.

(4) "Verwerker" betekent een entiteit die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.

(5) "Bijzondere categorieën van persoonsgegevens" omvatten onder meer gegevens over gezondheid, biometrie, godsdienst, politieke opvattingen of seksuele gerichtheid.

Artikel 4 Verwerkingsverantwoordelijke

(1) De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de gegevensbeschermingswetten (waaronder de UK GDPR en de AVG) is:

SysTec Analytics Ltd
71–75 Shelton Street
Covent Garden, London
WC2H 9JQ, United Kingdom

(2) SysTec Analytics Ltd kan ook verwerkingsverantwoordelijke zijn voor persoonsgegevens van andere personen die door onze klanten aan ons worden doorgegeven (bijv. gebruikers, contactpersonen of huurders in de systemen).

Artikel 5 Onze verplichtingen op grond van de gegevensbeschermingswetgeving

Wij verwerken persoonsgegevens met name onder de volgende juridische kaders:

(1) UK GDPR (United Kingdom General Data Protection Regulation) en de Data Protection Act 2018, voor zover de verwerking plaatsvindt in Groot-Brittannië.

(2) AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de respectieve nationale gegevensbeschermingswetten, voor zover de verwerking betrekking heeft op betrokkenen in de EU, in het bijzonder Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland.

(3) Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens:
• rechtmatig, behoorlijk en transparant worden verwerkt,
• alleen voor bepaalde, uitdrukkelijke doeleinden worden gebruikt,
• beperkt blijven tot wat noodzakelijk is,
• juist en actueel zijn,
• niet langer worden bewaard dan noodzakelijk, en
• worden beschermd door passende technische en organisatorische maatregelen.

Artikel 6 Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van het gebruik van onze Diensten kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Contact- en stamgegevens (naam, adres, e-mail, telefoonnummer, functie, bedrijf)
• Accountgegevens (login, gebruikersnaam, rollen en rechten)
• Contract- en factureringsgegevens (geboekte modules, tarieven, facturen, betalingsgeschiedenis)
• Gebruiksgegevens (loggegevens, toegangstijden, gebruikte functies, interactiegeschiedenissen binnen het platform)
• Technische gegevens (IP-adres, browsertype, besturingssysteem, apparaatinformatie)
• Communicatiegegevens (ondersteuningsverzoeken, e-mails, chatlogs)
• Openbaar beschikbare gegevens (bijv. uit handelsregisters)

In de regel verwerken wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens; indien dit in een individueel geval noodzakelijk is, gebeurt dit uitsluitend met strikte inachtneming van de wettelijke vereisten.

Artikel 7 Herkomst van de gegevens

Wij verzamelen persoonsgegevens met name:

• rechtstreeks van u (bijv. bij registratie, het sluiten van een overeenkomst, supportcontact),
• van onze zakelijke klanten die ons platform gebruiken om hun gegevens te beheren,
• via geautomatiseerde technologieën (bijv. cookies, logbestanden),
• uit openbaar toegankelijke bronnen (bijv. bedrijfsregisters),
• van dienstverleners en partners (bijv. betalingsdienstverleners, hostingproviders, analysetools).

Artikel 8 Rechtsgrondslagen van de verwerking

Wij baseren de verwerking van persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen:

(1) Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG / art. 6 UK GDPR): wanneer de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om precontractuele maatregelen te nemen.

(2) Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c AVG / UK GDPR): bijv. fiscale bewaarplichten.

(3) Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG / UK GDPR): bijv. IT-beveiliging, optimalisatie van de Diensten, voorkoming van misbruik, handhaving van rechtsvorderingen.

(4) Toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG / UK GDPR): bijv. voor bepaalde marketingmaatregelen of verstrekking aan bepaalde partners. U kunt een gegeven toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken.

Artikel 9 Doeleinden waarvoor wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens met name voor de volgende doeleinden:

• registratie en beheer van klantaccounts,
• verlening, exploitatie en verbetering van de Diensten,
• verwerking van betalingen en facturering,
• technische ondersteuning en klantenservice,
• beveiligings- en misbruikmonitoring,
• analyse en verdere ontwikkeling van ons platform en onze modules,
• naleving van wettelijke verplichtingen,
• communicatie over productupdates, systeemmeldingen en relevante wijzigingen.

Artikel 10 Direct marketing en communicatie

(1) Wij kunnen uw contactgegevens gebruiken om u informatie te sturen over soortgelijke producten en diensten van SysTec Analytics Ltd, voor zover dit wettelijk is toegestaan en u daartegen geen bezwaar heeft gemaakt.

(2) U kunt zich te allen tijde afmelden voor direct marketing (bijv. via een afmeldlink in e-mails of per bericht aan support@systecanalytics-ltd.com).

(3) Ook bij bezwaar tegen marketingcommunicatie kunnen nog steeds bedrijfsnoodzakelijke berichten (bijv. facturen, beveiligingsgerelateerde meldingen) worden verzonden.

Artikel 11 Verstrekking van persoonsgegevens

(1) Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derden indien dit wettelijk is toegestaan of u toestemming heeft gegeven.

(2) Typische ontvangers zijn bijvoorbeeld:
• hosting- en IT-dienstverleners,
• betalingsdienstverleners,
• aanbieders van support-, ticket- of communicatiesystemen,
• analyse- en monitoringdienstverleners,
• advocaten, belastingadviseurs en andere beroepsgeheimhouders,
• autoriteiten, rechtbanken en toezichthouders wanneer wettelijk vereist.

(3) Dienstverleners worden zorgvuldig geselecteerd en contractueel verplicht tot vertrouwelijkheid en naleving van de gegevensbeschermingsvereisten (bijv. door verwerkersovereenkomsten).

Artikel 12 Internationale doorgiften van gegevens

(1) Voor zover persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte, zorgen wij ervoor dat er een passend niveau van gegevensbescherming bestaat (bijv. door adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen).

(2) Nadere informatie over de concrete waarborgen kan te allen tijde worden opgevraagd bij support@systecanalytics-ltd.com.

Artikel 13 Bewaartermijn

(1) Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de respectieve doeleinden of zoals wettelijke bewaarplichten dit vereisen.

(2) Na het wegvallen van de doeleinden of het verstrijken van wettelijke bewaartermijnen worden gegevens gewist of geanonimiseerd.

Artikel 14 Gegevensbeveiliging

(1) SysTec Analytics Ltd treft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, toegang, wijziging of verspreiding door onbevoegde personen.

(2) In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeren wij — voor zover wettelijk vereist — de bevoegde toezichthoudende autoriteit en de betrokkenen.

Artikel 15 Uw rechten inzake gegevensbescherming

Op grond van de AVG en de UK GDPR heeft u onder meer de volgende rechten:

• recht op inzage,
• recht op rectificatie,
• recht op wissing ("recht om vergeten te worden"),
• recht op beperking van de verwerking,
• recht op gegevensoverdraagbaarheid,
• recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen,
• recht om toestemming in te trekken met werking voor de toekomst.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u te allen tijde contact opnemen met support@systecanalytics-ltd.com. Wij behandelen verzoeken binnen het kader van de wettelijke vereisten.

Artikel 16 Contact, klachten en toezichthoudende autoriteiten

(1) Voor vragen, verzoeken of om uw rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via:

SysTec Analytics Ltd
Privacy / Gegevensbescherming
71–75 Shelton Street, Covent Garden
London, WC2H 9JQ, United Kingdom
E-mail: support@systecanalytics-ltd.com

(2) U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, bijv.:
• in het Verenigd Koninkrijk bij het Information Commissioner's Office (ICO) op www.ico.org.uk
• in Duitsland bij de gegevensbeschermingsautoriteit die bevoegd is voor uw deelstaat.

Artikel 17 Wijzigingen van dit privacybeleid

(1) Wij kunnen dit privacybeleid indien nodig bijwerken, bijvoorbeeld wanneer onze Diensten of de juridische situatie wijzigen.

(2) De actuele versie is altijd beschikbaar in onze onlineaanbiedingen. Voortgezet gebruik van de Diensten na een update geldt als aanvaarding van het gewijzigde privacybeleid.

Artikel 18 Anonieme gebruiksstatistieken (SystPectra)

(1) Wat we doen. Als u toestemming hebt gegeven, leest een script in uw browser uit welke delen van een pagina zichtbaar zijn, hoe ver u scrolt, hoe lang een pagina geopend is, hoe vaak u klikt en uw voortgang in processen met meerdere stappen. Het slaat geen informatie op uw apparaat op (geen cookies, geen lokale opslag).

(2) Wat wordt opgeslagen. Per paginaweergave één record zonder persoonsgebonden kenmerken: platform, paginapad, zichtbare tijd, scrolldiepte, paginaonderdelen, voortgang en aantal klikken, versie van de meetdefinitie en een tijd afgerond op het uur of de dag. Niet opgeslagen worden: IP-adres, naam, e-mail, gebruikers-ID, apparaat-ID of exacte tijd. Analyse gebeurt alleen geaggregeerd; resultaten worden pas getoond vanaf een minimumaantal gelijksoortige gebeurtenissen (k-anonimiteit).

(3) Doeleinden. (a) Inzicht in het gebruik van CausaX om het te verbeteren; (b) training van de eigen AI-modellen van SysTec Analytics Ltd. Voor de training worden uitsluitend statistieken gebruikt van gebruikers die toestemming hebben gegeven.

(4) Rechtsgrond. Voor toegang tot informatie op uw apparaat: uw toestemming op grond van § 25 lid 1 TDDDG (Duitse wet op gegevensbescherming in telecommunicatie en digitale diensten). Voor zover persoonsgegevens betrokken zouden zijn: art. 6 lid 1 onder a AVG. De opgeslagen gegevens bevatten geen persoonsgebonden kenmerken. Het vastleggen van uw keuze (ja/nee, dag, tekstversie) in uw account dient als bewijs van toestemming: art. 6 lid 1 onder c juncto art. 7 lid 1 AVG.

(5) Vrijwilligheid. De toestemming is vrijwillig. CausaX is zonder toestemming volledig te gebruiken.

(6) Intrekking. Op elk moment, met werking voor de toekomst, via Account → Privacy (art. 7 lid 3 AVG). De rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment blijft onaangetast. Bovendien vindt geen meting plaats zolang „Do Not Track" of „Global Privacy Control" actief is.

(7) Bewaartermijn. Maximaal 90 dagen, daarna automatische verwijdering.

(8) Verwerkingsverantwoordelijke, opslaglocatie, ontvangers. Verwerkingsverantwoordelijke is SysTec Analytics Ltd, Verenigd Koninkrijk (zie colofon). De gegevens worden opgeslagen op servers in Duitsland; Hetzner Online GmbH treedt op als verwerker (art. 28 AVG). Doorgifte naar het Verenigd Koninkrijk gebeurt op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie op grond van art. 45 AVG (verlengd op 19.12.2025, geldig tot 27.12.2031). Geen verstrekking aan derden, geen gebruik voor reclame.